La fusion dans InDesign

Étape 1

Créer une mise en page sur InDesign

Vu lors de la création du prototype de l’attestation ou diplôme

Où tous les textes à personnaliser, tels que le nom, prénom, peuvent être pourvus dans un premier temps de caractères génériques, car ils seront remplis plus tard avec les données du destinataire provenant de la source de données.

Étape 2

Créer une source de données

Par « source de données », on entend un tableau contenant les données du destinataire. Vous pouvez créer ce tableau à l’aide de Microsoft Excel ou d’un outil similaire et l’exporter sous la forme d’un fichier CSV.
Il faut veiller à ce que la première ligne du tableau ait un nom de colonne significatif, comme par exemple « Prenom » et ne pas y intégrer des caractères spéciaux ou des espaces.

Exporter le fichier Excel en un fichier CSV

Étape 3

Lier une source de données à InDesign

Revenez à votre mise en page InDesign pour lier la source de données avec votre document.

• Ouvrez le panneau de configuration « Fusion des données » via :

Fenêtre → Utilitaires → Fusion des données.

• Cliquez ensuite sur l’icône de menu dans la barre supérieure du panneau de commande « Fusion des données » et sélectionnez « Sélectionner la source de données ».

Dans la boîte de dialogue suivante, recherchez le fichier CSV que vous avez créé ou notre modèle de données et cliquez sur « Ouvrir ».

Et voilà, la source de données est liée à votre lettre.

Étape 4

Placer la personnalisation

C’est maintenant le moment de placer chaque champ sur la mise en page InDesign. Le panneau « Fusion des données » répertorie tous les noms de colonnes provenant de la source de données.

• Cliquez dans n’importe quel cadre de texte, placez le curseur à l’endroit souhaité et sélectionnez le champ souhaité dans le panneau « Fusion des données ».

Vous pouvez également glisser-déposer les champs dans un cadre de texte spécifique.

Étape 5

Afficher l’aperçu

Pour vérifier la personnalisation, InDesign propose un aperçu pour chaque destinataire.

• Pour y accéder, choisissez la case « Aperçu » dans le panneau « Fusion des données ».

Les champs de la mise en page InDesign sont maintenant remplis avec les enregistrements de la source de données.

Vous pouvez naviguer entre les différents destinataires à l’aide des flèches.

Étape 6

Exporter le publipostage au format PDF

Lorsque vous êtes satisfait de votre personnalisation, vous pouvez soit l’exporter au format PDF, soit créer un nouveau document InDesign avec toutes les lettres personnalisées.

• Créer une lettre publipostage sous forme de fichier InDesign : Pour créer un nouveau document InDesign avec les données du destinataire intégrées, cliquez sur l’icône du menu dans le panneau « Fusion des données » et sélectionnez « Créer un document fusionné… ».

Exporter le publipostage au format PDF : Dans le panneau « Fusion des données », cliquez sur l’icône de menu dans la barre supérieure et sélectionnez « Exporter au format PDF ».

Vous pouvez jeter un coup d’oeil sur le fichier ici :

Ajout des champs spéciaux :

Intégration du QR code :

InDesign ne reconnait les colonnes des QR code que si leurs noms commencent avec un signe #.

• Créer une nouvelle colonne que vous nommez #Matricule, et remplissez la d’une suite de code exemple 2023001 et incrémenter en glissant le coin bas de la cellule vers le bas et sélectionnez incrémenter.
• Réexporter au format csv (étape 2)
• Allez sur InDesign et allez à l’onglet fusion et cliquez sur Mettre à jour la source de données
• Et là vous allez retrouvez le symbole QR code devant le nom de la colonne(Figures a).
• Cliquer sur le code QR du prototype (coin haut droit de l’attestation) et sélectionnez le champs matricule de la liste des champs de fusion.
• Et faites un aperçu et vous allez voir le changement du QR code suivant les élèves.

Figures a – Les symboles devant les champs des champs spéciaux

Intégration des images :

InDesign ne reconnait les colonnes des Images que si leurs noms commencent avec un signe @.

• Créer une nouvelle colonne que vous nommez ‘@logo, l’apostrophe va éviter l’erreur dans Excel, et remplissez-la avec mi.png si c’est un élève de mi sinon cig.png.

logo cig	logo mi

• Réexporter au format csv (étape 2)
• Allez sur InDesign et allez à l’onglet fusion et cliquez sur Mettre à jour la source de données.
• Et là vous allez retrouver le symbole image devant le nom de la colonne(Figures a).
• Cliquer sur l’image du logo succès (milieu de l’attestation) et sélectionnez le champs matricule de la liste des champs de fusion.
• Et faites un aperçu et vous allez voir le changement de l’image suivant la spécialité des élèves.

Vous pouvez télécharger les deux fichiers explicatifs via ces deux liens suivants:

Création du prototype

Fichier Excel exporté en csv

Fonctionnement de la fusion dans ìnDesign

Les images personnalisées : CIG MI

La liste des des attestations personnalisées